Se considera la gestión documental imprescindible para el adecuado desarrollo informativo de todos los procesos de una empresa, cree usted que a día de hoy no es fundamental? Establecer un programa para administrar la información documental, porque existen empresas que aún no lo utilizan, será que trae consecuencias?
Dependencia
Administrativo-Asistencial
Compra, cartera y facturación
Jurídica y financiera (contabilidad)
Recursos humanos.
Respuestas a la pregunta
Respuesta:La gestión documental es el conjunto de procesos que se enfocan en la revisión, almacenamiento y recuperación de los documentos y de la información de importancia que se manejan al interior de una empresa. Esto se lleva a cabo por medio de la aplicación de normas técnicas que se caracterizan por su practicidad al momento de llevar a cabo la administración de los archivos físicos y electrónicos.
Es por ello que su correcta aplicación lleva a la empresa a mejorar y a optimizar considerablemente todo lo concerniente al manejo de información de valor, lo que ahorra tiempo, espacio y dinero.
Queremos que conozcas cómo funciona la gestión documental, su importancia y las ventajas que puede representar para ti y para tu empresa.
Explicación: La gestión documental es el conjunto de normas técnicas y prácticas que buscan la correcta administración de la información de una empresa. Esto por medio de la revisión, análisis y almacenamiento de la documentación electrónica y física, a fin de ayudarle a la empresa a optimizar sus procesos y a ahorrar tiempo, espacio y costos importantes.
En sí, la gestión documental por medio de la aplicación de metodologías especializadas, mejoran los procesos de administración de los documentos y la información, manteniendo de manera óptima y objetiva su orden y jerarquización, todo a fin de mejorar los procesos, programas y sistemas. Por lo tanto, se puede decir que:
El centro de la gestión documental es encontrar, archivar, crear y disponer de
los documentos en forma estandarizada y delimitada.
Aportes de la Gestión Documental a los procesos de la empresa:
La optimización de archivos desde su origen hasta la disposición final garantiza su correcta conservación, por lo que la aplicación de estrategias de gestión ayuda a llevar a cabo la custodia de archivos, la eliminación técnica y el almacenamiento y recuperación de los mismos.
En sí, la gestión documental permite:
Revisión de información.
Ahorro y eficiencia.
Categorización de archivos.
Eliminación de archivos que han perdido vigencia.
Almacenamiento ordenado.
Custodia de documentos.
De este modo, permite a la empresa administrar de manera eficaz todo lo relacionado a su archivo, brindando ayuda de manera considerable a la ejecución y revisión de todo lo que es calificado como importante para la empresa.
Así pues:
Mejora la gestión de la información.
Automatiza los procesos.
Reduce costos, tiempo y espacio.