Qué significa que un archivo no debe crear confusión?
Respuestas a la pregunta
Respuesta:El volumen inmenso de información útil y necesaria para el desarrollo de nuestro trabajo nos obliga a guardarla en un lugar. Ahora bien, no hay que guardarla toda, y sobre todo no hay que guardarla de cualquier manera.
Nuestro archivo es un centro de documentación que nos permite desarrollar nuestro trabajo de forma eficaz. Nos ofrece un servicio al mejor coste y nos permite una conservación perfecta y una localización rápida de nuestros documentos.
Criterios de clasificación
Para que nuestro archivo cumpla sus objetivos debemos crearlo siguiendo unos criterios de clasificación:
• Un archivo no debe crear confusión: los criterios deben ser claros y únicos. Por ejemplo, los apellidos precedidos por la preposición de los clasificaremos siempre por la letra d: De la Mata, Del Valle, etcétera.
• Toda persona que necesite el archivo y esté autorizada para acceder a él debe conocer las normas del archivo, la forma en que está organizado.
• La documentación se archivará siguiendo criterios objetivos. Por ejemplo, aunque los compañeros de una persona la conozcan por su alias (criterio subjetivo), a la hora de archivar su documentación lo haremos por su apellido (criterio objetivo).
• Los documentos se archivarán atendiendo a criterios genéricos. Por ejemplo, podemos clasificar a nuestros clientes por zonas geográficas.
Otro criterio genérico puede ser organizar la documentación por órganos de gestión; por ejemplo, por departamentos. Los documentos pueden clasificarse además siguiendo criterios genéricos de funcionalidad; por ejemplo, informes de ventas, informes financieros, informes de producción, etc.