Que se debe anotar en la presentación de la entrevista
Respuestas a la pregunta
Respuesta: Al iniciar la entrevista Al principio de la entrevista se deben dedicar unos minutos para aclarar la razón
de la misma, aún cuando haya habido notificación previa.
Se le debe hacer ver al entrevistado la importancia que tiene su cooperación en la
realización de la auditoría.
Para obtener mejores resultados de la entrevista se deben realizar al comienzo
preguntas de carácter general, cuyas respuestas permitan una visión global del
tema tratado y se pueda tener la oportunidad de identificar el área o actividad en
la cual se sienta mas implicado el entrevistado.
Las entrevistas mas fáciles, que mejor se pueden preparar y realizar son las que
se llevan a cabo con personal de los niveles medios de las organizaciones. Sin
embargo, es necesario entrevistar también al personal de los niveles mas altos y
mas bajos.
El entrevistador debe conocer de antemano la terminología, modismos y
abreviaturas utilizadas en la organización.
Durante la entrevista
Se debe tener en cuenta que el entrevistado reaccionará tanto a la personalidad
del entrevistador, como al asunto que se discuta.
El entrevistado debe sentir que se le comprende y que no se le está juzgando, ni
criticando, para mantener su motivación en el objeto de la entrevista.
Las entrevistas deben centrarse en él o los temas previstos y reducirse al mínimo
los comentarios y conversaciones ajenas al mismo, en cuyo caso el entrevistador
debe dirigir la conversación, atrayendo al entrevistado al tema principal de ser
necesario.
No se debe apurar la respuesta, a veces es deseable y necesario darle un tiempo
razonable al entrevistado para que piense su respuesta.
Es conveniente limitar al máximo las interrupciones o distracciones, tanto externas
como internas, para no interferir en la concentración de ambos participantes.
Auditoría de Gestión
Página 2 de 2
No se deben realizar entrevistas a última hora del día, ni inmediatamente antes de
la comida, para captar una mayor colaboración y participación del entrevistado.
Diferenciar si se trata de la descripción de un hecho o de una opinión personal del
entrevistado.
Nunca se debe contradecir al entrevistado, por el contrario, si no se está de
acuerdo, se deben utilizar métodos que conviertan el desacuerdo en un
intercambio de ideas.
La toma de notas durante la entrevista puede ayudar a mantener la atención
sobre los temas tratados y permite recordar hechos específicos, pero también, si
se invierte mucho tiempo en eso, se puede perder el control de la entrevista.
Al finalizar la entrevista
Brindar al entrevistado la oportunidad de hacer comentarios adicionales sobre los
temas tratados, que le permitan agregar alguna otra idea no tratada y concluir su
intervención.
Obtener la disposición y consentimiento del entrevistado para entrevistas
posteriores, ya sea con él o que facilite nuevas entrevistas con funcionarios a su
cargo.
Agradecer al entrevistado su tiempo y la información aportada, recordándole de
ser el caso, el suministro o envío posterior de documentos o soportes adicionales
que complementen los datos obtenidos durante la entrevista.
Explicación: