¿Qué pasa con su presupuesto de ventas, si usted vende más que el pronóstico de ventas? Indique algunas acciones concretas del desafío
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Respuesta:
LA UTILIDAD DEL PRESUPUESTO DE VENTAS
Toda empresa y todo departamento debe trabajar orientado a la obtención de resultados siguiendo unos objetivos comerciales. Estos deben estar en armonía con la misión, visión y valores de la propia organización. El departamento de ventas es determinante en la generación de ingresos y volúmenes de producción de la empresa. Por lo tanto, debe tener unos objetivos claros, alcanzables y realistas.
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El presupuesto de ventas se erige como la principal herramienta para la administración, gestión y control del departamento comercial. Se trata de un documento que ofrece estimaciones de los niveles de ventas y ayuda a conocer la rentabilidad de la compañía. Hace las veces de cronograma para contemplar las estimaciones financieras y calcular el potencial de ventas del negocio.
Muchas empresas se apoyan en la información y los datos extraídos del presupuesto de ventas para tomar sus decisiones financieras. Este tiene influencia directa sobre el nivel de producción. Si se estima que las ventas aumentarán, se deberá aumentar proporcionalmente la producción para satisfacer la demanda. De ser al contrario, se deberá ajustar la producción para economizar y rentabilizar recursos.
CARACTERÍSTICAS
El presupuesto forma parte indispensable del presupuesto operativo general de la empresa, por lo que debe recopilar información clara y precisa para la planificación estratégica. Todo presupuesto de ventas debe reunir una serie de características fundamentales:
Incluye una relación de todos los productos o servicios que comercializa la empresa. Es la base sobre la cual se asientan las decisiones financieras de la empresa.
Sirve de guía sobre los objetivos de ventas para la compañía.
Las ventas estimadas deben estar valoradas atendiendo a la cantidad, esto es, número de unidades, y su valor económico.
De ser flexible y elástico.
Según nuestro docente del MBA, Fernando Doral, existen un par de factores que se deben tener en cuenta a la hora de elaborar los presupuestos de la empresa. El primero es elegir el método para hacer la previsión de ventas:
Basados en modelos econométricos. Consiste en utilizar modelos matemáticos, que se alimentan con los datos de las ventas de la empresa y del sector en el que compite. Se trata de una forma que depende mucho del modelo y del saber hacer de quien trabaje con él, pero si se da con la combinación óptima, son los más fiables. En general sólo están al alcance de empresas con muchos recursos.
Basados en datos históricos. Consiste en prever las cifras del año actual, basándose en las de los años anteriores. Dada su sencillez, es muy frecuente aplicarlo en las empresas, que sólo tienen que aplicar un porcentaje de incremento. Como grandes desventajas, según indica Doral, “están demasiado lastrados por el desempeño de años anteriores, lo cual compromete un poco las posibilidades de mejora”.
Métodos manuales. Se trata de un método en el que se combinan las estimaciones de ventas con las consideraciones de otro tipo (políticas y organizativas). En general, funcionará mejor cuanto más involucren al personal de ventas. Es decir, en las organizaciones en las que la dirección marca los objetivos de forma unilateral, el método dará peores resultados que cuando se haga formar parte de ellos al equipo de ventas, que a fin de cuentas es el que tiene que llevarlas a la práctica.
En segundo lugar, es importante saber el orden en el que hay que elaborar los presupuestos. En general, siempre se comienza por la estimación de la cifra de ventas. “Es ahí donde hay que afinar y es ahí donde hay que aplicar bien, de entre los modelos que hemos comentado, el que se haya seleccionado”, indica el docente del MBA de ENyD.
Esto es importante porque la estimación de ventas nos marca todo lo demás: las unidades que esperamos vender nos marcan la cifra de producción. La cifra de producción nos marca el coste estimado que necesitaremos en materia prima y otros recursos. La inversión en costes nos marca las necesidades de inversión y el coste de capital humano… Como vemos, “todo es un proceso en cadena que depende mucho de que acertemos en la estimación de las ventas”.
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