¿Que información solicita un formulario?
Respuestas a la pregunta
Respuesta:
Las características mínimas que deben tener todo formulario son las siguientes:
-Sencillez en su diseño.
-Cada formulario debe estar diseñado para un procedimiento específico.
-El orden en el cual se solicita la información debe ser realizado en la misma secuencia en la cual se generan los datos.
-Un mismo empleado no debe validar dos formularios que por razones de control interno, sean compatibles. Por ejemplo, la persona que conforma un informe de recepción no puede aprobar la orden de pago o el cheque con el se cancele una obligación.
-Las copias deben ser hechas y distribuidas únicamente para aquellos departamentos que manejan que manejan la información que contienen lo mismos.
Explicación:
Formularios semimecanizados se llevan en parte manualmente y en parte, a través de un elemento maquina.
Formularios mecanizados su elaboración es llevada a cabo totalmente por una computadora.
Todo formulario debe cumplir al menos con los siguientes principios:
-Facilidad para su relleno
-Reducción de las posibilidades de error
-Estética
-Reducción de costos
Para diseñar un adecuado sistema de formularios, debemos contemplar las siguientes etapas:
-Inventario de formularios
-Análisis de formulario
-Clasificación de formularios
-Codificación de formularios
Sistema de formularios comprende todos los formatos, sus practicas, normas y reglas que rigen el manejo de información escrita.
Para realizar este inventario, se pueden considerar los siguientes parámetros de clasificación:
-Por áreas o secciones
-Por tamaños
-Por cualquier característica física
-Formales e informales
Por áreas o secciones
Para efectuar un inventario bajo este criterio, debe tomarse en cuenta en principio la estructura general del organigrama y empezar a clasificar los formularios con base a la estructura de la organización.
Por tamaños
En este caso la clasificación corresponde a una característica física de los documentos, en cuyo caso deberán clasificarse por sus dimensiones.
Por cualquier característica física