Que es un arqueo de caja: quien lo realiza, en qué momento se realiza, que busca, qué ocurre si no es correcto, qué tipo de sanciones
Cuáles son las instrucciones para realizar un arqueo.
Respuestas a la pregunta
El efectivo se entiende como todos aquellos activos que generalmente son aceptados como medios de pago, propiedad de la empresa y cuya disponibilidad no está sometida a ninguna restricción.
El arqueo de caja consiste en hacer un conteo físico del efectivo, cheques, valores y cualquier otro elemento que se encuentre en manos de un cajero, así como también de cualesquiera documentos que respalden justificadamente su ausencia, tal como facturas de gastos, vales, etc. que se compara con lo registrado en los sistemas de ventas, ya sean electrónicos o físicos, con el fin de comprobar que el manejo del efectivo se realizó transparentemente, sin inconvenientes.
El arqueo de caja lo debería realizar el departamento de Administración o ventas, el que se responsable directo de la gestión de las cajas, ya sea por cuenta propia o por solicitud del departamento de Contabilidad, Finanzas o Auditoría.
El tiempo en que se realiza depende de las características operativas y de ventas de la empresa. En este sentido, una empresa con un alto volumen de manejo de efectivo por caja, lo más común es que el arqueo se realice diariamente, al cierre de la jornada laboral.
Un arqueo de caja, dependiendo de la jornada laboral de la empresa debería tener en cuenta algunos aspectos:
.- Puede ser realizado de manera sorpresiva y simultánea con el resto de las cajas.
.- Deberá contarse absolutamente todo lo que se encuentre en poder del cajero, sin pasar por alto cualquier documento que respalde la utilización del efectivo faltante (caja chica) o ingresos que estén pendientes por depositar.
.- Es indispensable que mientras dure el arqueo el responsable de la caja esté presente y que no se permita su ausencia.
.- Se debe llenar un formulario donde se deje evidencia detallada de todo lo encontrado.
En un arqueo es posible que haya diferencia entre lo encontrado con respecto al saldo registrado en el sistema. Estas diferencias o errores pueden ser voluntarios o involuntarios.
Generalmente lo errores involuntarios lo comete el cajero y el mismo departamento de Contabilidad.
Los errores involuntarios en el manejo del efectivo, dependiendo de sus consecuencias, puede llevar a una amonestación escrita al cajero o a realizar mejoras en el proceso de administración de caja o realizar aclaratorias o adiestramiento extra en el manejo de la caja. Eso no implica que no se pueda decidir despedir a un cajero, si los errores son frecuentes o sus consecuencias represente una pérdida de alto costo para la empresa.
Los errores voluntarios representan un causal de despido, y dependiendo del daño, puede conllevar a acciones penales.
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Un arqueo de caja es un instrumento para comprobar que el saldo obtenido por el recuento de transacciones de efectivo y sus equivalentes, coincida con el saldo en libros.
El arqueo de caja lo realiza el responsable o custodio del fondo fijo y el contador o administrador; este puede realizarse en cualquier momento y preferiblemente con una frecuencia mensual.
Al aplicar el arqueo de caja de forma periódica, se está aplicando control interno sobre el efectivo y de esta manera la empresa asegura la transparencia de sus operaciones de vetas y otros ingresos.
En caso de que al realizar el conteo no haya concurrencia entre el saldo en libros y el efectivo, podrán aplicarse sanciones al responsable del fondo, de tipo pecuniarias o administrativas.
Para realizar el arqueo de efectivo, se deben contar todas las monedas según sea su denominación, igualmente los billetes, las facturas pendientes y los vales; al final se debe sumar todo y determinar un saldo que debe coincidir con el saldo en los libros.
Si el monto del efectivo, facturas y vales es mayor se declarará un sobrante y en caso contrario, un faltante.
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