Qué es el formato y presentación de un documento y como se clasifica
Respuestas a la pregunta
Respuesta:
El formato es el conjunto de técnicas, tamaño, medida y forma que tiene un documento en su presentación, ya sea impreso o de manera digital. La palabra formato proviene el vocablo italiano format, que significa medida o forma de alguna cosa.
1. Según el alfabeto. Consiste en organizar la información utilizando la letra del alfabeto y el orden que esta ocupa. En este caso, es importante determinar una palabra principal para definir el orden. Por ejemplo: el tema.
2. Según la cronología. Sirve para clasificar los documentos según la fecha de emisión o expedición. De esta manera, serán almacenados en función del orden cronológico, algo muy utilizado en archivos y carpetas físicas.
Sistema decimal. Consiste en hacer 10 grupos y asignarles un número del 0 al 9. Cada uno estará subdividido en otros 10 más y se representarán a través de dos cifras.
3. Sistema decimal. Consiste en hacer 10 grupos y asignarles un número del 0 al 9. Cada uno estará subdividido en otros 10 más y se representarán a través de dos cifras.
4. Sistemas de gestión documental basados en OCR. Permite reconocer los datos escritos y clasificarlos conforme a ellos. De esta forma, con un gestor documental inteligente es posible hacer una búsqueda a través de una palabra o palabras correspondientes con ese documento y localizarlo rápidamente
5. Clasificación funcional. Consiste en agrupar toda la documentación en series que son reunidas bajo clases más amplias. Recogen todas aquellas actividades relacionadas y que son fruto de una misma acción.
6.Clasificación por materias. Después de analizar el contenido de los documentos.
7.Clasificación orgánica. De acuerdo con la actividad, la estructura de la empresa, etc., desde las unidades básicas hasta las más amplias.