principios del control en el proceso administrativo
Respuestas a la pregunta
Respuesta:
Principios básicos de control administrativo
Principio de aseguramiento del objetivo
El objetivo básico del control administrativo es el logro de los objetivos. Esto se hace al detectar fallas en los planes.
Se deben detectar suficientemente las desviaciones potenciales o reales de los planes, para permitir una acción correctiva efectiva.
Principio de eficiencia de los controles
Un sistema de control administrativo debe detectar y resaltar las causas de las desviaciones de los planes con los mínimos costos posibles.
El principio de eficiencia es particularmente importante en el control, porque las técnicas tienden a ser costosas y engorrosas.
Un gerente puede estar tan absorto en el control, que puede gastar más de lo necesario para detectar una desviación. Los controles que interfieran seriamente con la autoridad de los subordinados o con la motivación de quienes ejecutan los planes, son ineficientes.
Principio de responsabilidad del control
La responsabilidad principal del ejercicio del control recae en el gerente encargado de la ejecución de los planes. Su responsabilidad no se puede derogar ni anular sin cambiar la estructura de la organización.
La responsabilidad de controlar se le debe dar a personas específicas en cada etapa de la operación.
Este simple principio aclara el rol muy pocas veces comprendido de los controladores y de las unidades de control.
Estas agencias actúan como un servicio que proporciona información del control. Sin embargo, no pueden ejercer el control a menos que se les otorgue una autoridad gerencial y la responsabilidad por las cosas controladas.
Principio de prevención
El control, al igual que la planificación, debe mirar hacia adelante y ser preventivo. A menudo este principio ha sido desatendido, en gran parte porque el control ha dependido más de los datos estadísticos y contables, en lugar de depender de los pronósticos y proyecciones.
Aunque los pronósticos no son precisos, son mejores que los registros históricos. Idealmente, un sistema de control debería brindar una retroalimentación instantánea para así corregir, tan pronto como ocurran, las desviaciones de un desempeño deseado.
Si esto no es posible, el control debe basarse en los pronósticos, a fin de prever desviaciones en el tiempo. Se debe prestar más atención a la prevención de deficiencias que a remediarlas después que ocurran.
Por ejemplo, los pronósticos de efectivo ayudan a mantener la solvencia de los negocios, anticipando la escasez de efectivo y previniéndolos.
Principio de control directo
La gran mayoría de los controles que se usan hoy en día se basan en el hecho que el ser humano comete errores. A menudo se utilizan como controles indirectos destinados a detectar errores, con frecuencia después del hecho.
Siempre que sea posible, se deben usar controles directos dirigidos a prevenir errores. Mejorar la calidad de los gerentes puede minimizar la necesidad de utilizar controles indirectos. Los gerentes de alta calidad cometen muy pocos errores y llevan a cabo todas sus funciones con el mejor provecho.
Principio de reflejo de los planes
Controlar es la tarea de asegurarse que los planes se lleven a cabo de manera efectiva. Por lo tanto, las técnicas de control deben reflejar la naturaleza específica y la estructura de los planes.
Cuanto más claros y completos sean los planes de la organización y mientras más controles sean diseñados para reflejar estos planes, más eficaces serán los controles en satisfacer las necesidades.
Por ejemplo, el control de costos debe basarse en los costos planificados de un tipo definido y específico.
Principio de la pirámide
Los datos de retroalimentación deben comunicarse primero al pie de la pirámide; es decir, a los supervisores e incluso al personal operativo que se encuentra en los niveles más bajos.
Esto dará a los empleados la oportunidad de controlar sus propias situaciones, además de acelerar las acciones correctivas.