¿porque se le aconseja a una enpresa tener su material digitalizado?
Respuestas a la pregunta
Respuesta:
Para que en caso de un accidente esa información no se pierda
Explicación:
Respuesta:
fácil acceso
mejor gestión de la seguridad
gestión de contratos mas sencilla
Fomentar la sostenibilidad medioambiental
ahorro de dinero
Explicación:
FACIL ACCESO
Una vez que la información (ingrsos, facturas, etc.) ha sido transferida al formato digital a través de una herramienta como Holded, entonces será mucho más sencillo acceder a esa fuente de información. Es infinitamente más sencillo encontrar esos documentos en el escritorio de tu portátil –o cualquier dispositivo con el que estés habituado a trabajar–, que encontrarlos en los cajones o en un archivador.
Esto cobra más importancia aún cuando se trabaja en varios sitios a la vez, ya que el almacenamiento digital de información hace que no perdamos tiempo en esperar correos o pedidos postales. Mejor todo en línea, accesible a un click.
Mejor gestión de la seguridad
Es más sencillo gestionar la seguridad online con las herramientas que existen en la actualidad que gestionarla en un entorno analógico. ¿Para qué seguir trabajando con documentos de papel que pueden ser sustraídos o, más probable aún, extraviados?
Con las aplicaciones en red tipo Holded, puedes controlar quién tiene acceso a ciertas funcionalidades, quién gestiona ciertos archivos o incluso cuántas personas trabajan con el mismo. Por otra parte, en el entorno digital tienes la posibilidad de almacenar documentos fuera de esta plataforma con una empresa de seguridad especializada en la nube.
Gestión de contratos más sencilla
La utilidad de la digitalización no se acaba en los procesos internos, también sirve para facilitar el trabajo con personas que están fuera de la organización. En este sentido, muchas empresas tienen la preocupación de cómo procesar los contratos, que a menudo se intercambian entre diferentes sitios durante las negociaciones.
Ahora, gracias a la digitalización, es posible firmarlos de forma remota y todo el proceso se simplifica sin reuniones cara a cara, con lo que se gana mucha agilidad cuando se trabaja con compañías ubicadas en lugares distintos.
Fomentar la sostenibilidad medioambiental
La impresión de publicidad comercial puede ser tremendamente inútil, así como la impresión de cada documento que se genera en la oficina; en especial si tenemos en cuenta que el elevado uso de papel contribuye significativamente a la contaminación ambiental.
Si se quiere reducir los desperdicios de oficina, el salto al entorno digital es un paso necesario. El reciclaje es muy útil, claro, pero la mejor estrategia para construir un planeta sostenible pasa por no generar residuos de ningún tipo. Ahorrar en materiales a través del entorno digital es siempre la mejor opción.
Ahorro de dinero
Al pasar al sistema digital y prescindir del papel, se eliminarán todos los costos postales o de impresión, mientras que los procesos diarios se acelerarán de manera considerable. En todos los casos, la digitalización es un verdadero ahorro de dinero. Asimismo, los empleados rentabilizarán mejor su salario porque serán más productivos al no perder el tiempo en mover papeleo. La digitalización, en la práctica, ayuda a crear un entorno de trabajo productivo, lo que resulta en un mayor retorno de la inversión y un negocio más rentable.