Question

orden estructural en tecnicas de oficina

Answer 1

OBJETIVO.-El objetivo es facilitar al servidor públicoy darle una visión general y actualizada delosprocedimientos y técnicas que se utilizan en la gestión diaria de una empresa o instituciónal finalizar el mismo los alumnos/as deberán ser capaces de distinguir los elementos yfunciones de una empresa o institución;también sabrán valorar la importancia de lacomunicación oral y escrita en la empresa, comprendiendo la función que tienen losdocumentos y la correspondencia en la gestión de la misma, así como las técnicas y sistemaspara su archivo Analizarán la importancia de la contabilidad y como utilizar elPlan General deContabilidad, identificando correctamente los grupos y las cuentas.IMPORTANCIA.-La importancia de mejoramiento de las relaciones humanas a través de lacomprensión de la propia personalidad y del conocimiento del comportamiento humano.Estas permiten una organización y sistematización de toda la información de lainstitución.Facilitan el desempeño laboral en las instituciones o empresa y los funcionarios.
 Agilizan el curso de las transacciones de la empresa dejando una imagen de eficiencia yorganización ante el público.SU APLICACIÓN.-Estas se aplican en todas y cada una de los cargos de oficina es decir en lasdiferentes ocupaciones necesarias según el requerimiento de la institución o empresa, en elcorrecto funcionamiento de una oficina, cualquiera sea la naturaleza de sus actividades, seconsideran 3 factores importantes que son:Equipo Humano(personal de trabajo) constituye un insumo básico de un sistema deinformación, porque permite adecuar el diseño de un sistema de información a lasnecesidades o carencias de información que puedan detectarse, además permiterealizar los ajustes necesarios que permitan alcanzar los objetivos esperados.Material o equipo de trabajo.-esto se refiere a la instalación de equipos y el localdonde se va a desempeñar las funciones o sea el lugar. Recursos Financieros.-
Son los medios que posibilitan contar con los demás elementospara poder diseñar, hacer la implantación del sistema y controlar los recursoshumanos. OCUPACIONES MÁS COMUNES DENTRO DE UNA OFICINA:Recepcionista.-Es una función que desempeña una persona atendiendo al público,sirviendo de enlace entre el público y el personal de la institución, tarea interesante ya veces muy difícil, en algunas ocasiones pondrá a prueba el criterio y la personalidaddel servidor público.Funciones que debe cumplir:Recibir visitas y arreglar entrevistas con habilidadCausar buena impresión en la institución a favor de las relaciones públicas.capacidad distinguir entre las personas que visitan y los clientes que requieren algúntrámite.Ser cómplice de todas las transacciones particulares tanto del jefe como de lacompañía.CUALIDADES DE UNA BUENA SECRETARIA RECEPCIONISTA:Tener buena apariencia y disposición, esto significa que cuida su apariencia personal,debe estar fuera de toda crítica.Tener hábito ordenado de trabajo, es decir su área de trabajo en orden y limpia.Tener exactitud, es decir que la recepcionista debe concentrarse siempre en su trabajoy nunca confundir exactitud con velocidad. Interesarse siempre en los clientesNo tener quejas de los clientes y evitar conflictos. Visión clara , voz agradable y bien articuladaBuena memoria de las voces, mucho tacto y discreciónMemoria general y control, suficiente pacienciaSonrisa a flor de labios y la capacidad de interesarse en los demásEquilibrio y confianza, seguridad en sí mismaDedicación personal y a su trabajoDominio de su idioma y de otros masSincero interés por las personas.LA SECRETARIA RECEPCIONISTA DEBE CONOCER LO SIGUIENTE:Manejo de la central telefónicaLa organización interna de la empresaLas normas y reglas de la compañíaLos nombres de todo el personal incluyendo los de menor rangoLos números telefónicos de los clientes y relacionados con la compañía oinstitución.Las extensiones correspondientes a cada departamento de la compañía.2. Auxiliar de oficina.-Es el servidor público, que presta apoyo a la secretaria y demásservidores que trabajan en esa institución.
 Funciones que debe cumplir.-Específicamente las funciones en la oficina es la de recogerinformación, procesarla, registrarla y utilizarla, los medios para realizar estas funcionesdependerán del grado de automatización alcanzado.3.Secretaria Ejecutiva.-BUENOS MODALES:Los Buenos modales son la expresión de lo mejor que cada uno tiene en su corazón para dar alos otros. ¿Bondad o egoísmo? No es simple romanticismo o cursilería. Los buenos modalesverdaderamente expresan el nivel de conciencia que tenemos hacia la dignidad de los demás.