Question

las características internas del documento son , alguien sabe

Answer 1

Características del documento de archivo:

* Su carácter orgánico, constituye un conjunto, puesto que no son generados en el ejercicio de una misma institución, de modo que el documento a solas no tendría valor en cuanto reflejan el funcionamiento de una institución.

* Carácter seriado, foman series son documentos semejantes

* Génesis, se produce en un proceso natural fruto del funcionamiento día a día de la institución

* Carácter exclusivo o único, cada documento aunque forma parte de un todo, es único, nunca se repite

* Función administrativa, se generan para la gestión.

La definición de Manuel Romero de documento de archivo es la de “aquel documento que contiene información o testimonio en cualquier soporte, formato o fecha y por cualquier medio o lenguaje que ha sido expedido en el ejercicio de sus funciones legales o administrativas o transacciones de negocios para una institución o persona que lo conserva para testimonio, prueba o continuidad de la gestión”

Los caracteres del documento se pueden dividir en:

CARACTERES EXTERNOS

* Material o soporte, en el que se transmite el mensaje. No es lo mismo el papel que el pergamino

* Clase, viene determinada por el procedimiento o medio empleado para fijar el contenido y transmitir la información. Según el medio que se utilice nos permite dividir a los documentos en: textuales o escritos (manuscritos, mecanografiados, impresos), analógicos, documetnos gráficos o figurativos, documentos en imágenes, documentos sonoros, documentos audiovisuales, documentos electrónicos o audiovisuales.

* Tipología, son las diferentes disposiciones de los elementos de la información, fórmulas que emplea, cláusulas y fines o funciones del mismo. La tipología depende de la institución que genera la documentación.

* Formato, es el tamaño del documento.

* Tradición documental o forma en la que se presenta el documento, los documentos se producen bajo alguna de estas formas:

* Minuta, borrador preparatorio del documento original. Suele ser breve co notas que recogen los datos esenciales para la redacción del documento. Suele ir sin encabezamiento y sin firma. No tiene valor jurídico ni probatorio, sin embargo, si tiene valor histórico como testimonio de algún original que se haya perdido o que no se haya redactado nunca. Lo normal es que las minutas se destruyan.

* Original. Todo documento hecho como efecto de la voluntad del que lo genera y conservados en la materia y forma en la que fueron producidos. Un original implica autenticidad diplomática al estar hecho y validado por la firma de su autor , y autenticidad jurídica porque responde a la voluntad e intención del autor. Dentro de los documentos originales podemos distinguir: autógrafos, heterógrafos, singular y múltiple.

* Copias, son reproducciones de originales con el doble objetivo de reproducir el contenido de un original o de sustituir un original perdido. Existen diferentes tipos de copias:

– Simples, reproducciones hechas para uso personal o consulta individual por una persona que no garantiza con su autoridad y autoría la exactitud de las mismas.

– Certificado, reproducciones legalizadas o avaladas en forma pública por una autoridad fehaciente o fedataria distinta al autor del original

– Figuradas o imitativas, aquellas que intentan reproducir el original, no solo en el contenido del texto, sino también en sus caracteres externos

– Códices diplomáticos, se dividen en registros y cartularios. Suelen ser libros cerrados que recogen de forma abreviada o resumida los documentos expedidos o recibidos por la persona o institución que forma dichos libros.

* Cantidad o número de unidades que ocupan los documentos, un documento puede constar de 1 o 100 folios

* Signos especiales, aquellos rasgos materiales que le dan valor o validez al documento, como pueden ser los sellos, los escudos, las filigranas, el crismón, las ruedas, las letras capitales, etc.

CARACTERES INTERNOS

Son aquellos que afectan a su contenido. Rasgos:


* Autor o responsable del documento, puede ser una persona o una institución, o una persona en nombre de una institución

* Destinatario o persona a quien se dirige el documento

* Lengua empleada, puede estar en castellano, latín, valenciano, árabe. Cuando no consta es porque se supone que está en castellano.

* Contenido e información, el mensaje puede ser: intensivo (cuando sobre una cosa muy concreta se da mucha información. Ej. Curriculum) ; Extensivo (cuando se dice muy poco de muchos Ej. Censo) ; Diversificada (combina ambos contenidos)

* Data tópica (lugar) y data crónica (fecha), el lugar donde se elabora el documento y la fecha que se establece por año, mes y día.