Question

Julio Martínez, jefe de taller de la Compañía Pardo, Herramientas y Troqueles, coloca documentos en archivo de espigón.
Otras personas que deben utilizar esos documentos se quejan de que son difíciles de consultar y muchas veces se destruye
la Información. Julio dice que es necesario manejar los documentos en esta forma para evitar que el viento las haga volar.
¿Qué sugieren ustedes que se haga? ¿Qué equipo es conveniente para controlar esta situación?

es un problema de administración de recursos humanos en la unidad. de controla la documentacion de la organización cual es la respuesta?​

Answer 1

En una empresa con problemas en la gestión de archivos (manejo de documentos) el área de Control Interno tiene la capacidad de establecer controles para evitar deficiencias.

En toda organización deben existir mecanismos para llevar a cabo eficientemente cada una de las actividades que se realizan. Con base en el ejemplo de la empresa en la que trabaja Julio Martínez, explicaremos lo anterior.

Aunque en el procedimiento de archivo y consulta de documentos intervengan personas, es decir los empleados que originan que los documentos sean difíciles de consultar, se pierdan por destrucción, no tengan medidas de seguridad, este problema no es únicamente derivado de la Administración de Recursos Humanos, sino que también es un asunto del área de Control Interno (procedimiento Gestión de Archivos). Recuerda que la administración de recursos humanos está encargada de mejorar la eficiencia del personal, pero para ello el personal debe saber cuáles son las necesidades y la mejor forma de hacer su trabajo. y para esto se apoya en otras áreas.

Una alternativa para resolver un  problema como el que se expone en el ejemplo de la Compañía Pardo,  es que el área de Control Interno realice un análisis del procedimiento de la Gestión de Archivos para conocer actividades, deficiencias, flujo y controles actuales. Con base en los resultados, el área propone mejoras en el procedimiento actual para evitar las deficiencias en el resguardo, consulta y seguridad de los documentos.  

Para conocer más sobre las funciones de estas áreas en una empresa consulta el siguiente enlace:

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