HOLA ME AYUDAN DESDE DONDE DICE ACTIVIDAD PORFAVOR
¿Qué es la Planificación?
Es un proceso mediante el cual las personas establecen una serie de pasos y parámetros
a seguir antes del inicio de un proyecto, con el fin de obtener los mejores resultados
posibles.
Las 10 cosas que debes hacer
a la hora de organizar un
evento:
Innova, sé creativo, piensa de forma diferente.
Asegúrate de que los participantes socialicen y participen en redes, ya que
uno de los principales objetivos es ayudarles a interactuar y conocerse.
Conoce a tu público y adapta el mensaje y los contenidos del evento a él.
Si tienes poca o ninguna experiencia en la planificación de eventos, asóciate
con una OPC cualificada con un largo historial de éxitos en el sector.
Establece metas y métodos claros para medir el éxito y el retorno sobre la
inversión.
Las 10 cosas que debes hacer
a la hora de organizar un
evento:
A la hora de elegir un lugar de celebración, comprueba su red Wi-Fi.
Incluye iniciativas sostenibles o de Responsabilidad Social Empresarial en el
programa del evento.
En cuanto haya una decisión en firme para celebrar el evento, asegúrate de
que se lance un sitio web atractivo e informativo sobre el evento en el menor
tiempo posible.
Aprovecha el poder de los medios sociales a fin de promocionar el evento
antes de su celebración y para prolongar su vida después.
Graba vídeos de la zona de exposición,
Las 10 cosas que NO debes
hacer a la hora de organizar un
evento
No cobres por el acceso a Internet, el parking o el almuerzo.
No sólo hables de ti mismo y/o lo maravilloso que es tu evento.
No vayas demasiado lejos con la máxima de "hacer más con menos".
No olvides de informar a los participantes si decides implementar iniciativas
sostenibles; su participación activa es muy importante.
No olvides de preguntar a los participantes sobre sus necesidades
alimentarias.
Las 10 cosas que NO debes
hacer a la hora de organizar un
evento
No dependas sólo de voluntarios para las necesidades de personal para tu
evento.
No siempre elijas un espacio de moda pero ruidoso para tus eventos.
No improvises el día del evento; casi nadie te lo agradecerá.
No lastres a los participantes con mucho material impreso.
No olvides realizar un seguimiento después del eventos; la retroalimentación
es vital para poder subsanar errores y planificar futuros eventos.
Características de un buen
plan:
Comprensible, concreto y sencillo.
Flexible y adaptable para poder ajustarse
rápidamente a los cambios que puedan surgir antes,
durante y después del evento.
Preparado y redactado de tal forma que personas
que no hayan participado en su elaboración lo
puedan comprender fácilmente, o sea que tenga una
secuencia lógica.
ventajas de la planificación:
Se tienen objetivos claros y definidos.
Se establecen programas con metas para su alcance.
Estimula la creatividad para hacer un mejor uso de
los recursos disponibles.
Facilita el alcance progresivo de las metas planeadas
y las revisiones prácticas y específicas.
Coordina y unifica los esfuerzos del grupo
organizador.
OPC (Organizador profesional de Congresos, Ferias y
Convenciones)
Personas/Empresas que se dedican a la organización de
cualquier tipo de evento, en sus etapas de:
Pre – Evento (Planificación-Organización)
Evento - Ejecución
Post - Evento
Pre – Evento
(Planificación-Organización)
Establecimiento de los objetivos y metas.
Definición de la Finalidad del Evento (Homenaje,
conmemoración, celebración, promoción etc.)
Análisis de necesidades y expectativas.
Establecimiento del presupuesto aproximado y un plan de
financiamiento (propio, sponsor, auspicio, apoyo etc.)
Cotizaciones ( Se recomienda hacer cotizaciones de diferentes
proveedores).
Administración del evento (papelería, permisos, convenios,
derechos de admisión.
Asignación de responsabilidades y funciones al staff organizativo.
Preparación de la lista de invitados y definición del perfil del
público.
Contrataciones.
Pre – Evento
(Planificación-Organización)
Envío de las invitaciones con 45 días de anticipación.
Organización de transporte y hospedaje.
Planificación del banquete (Menú).
Establecimiento del lugar.
Elaboración del programa.
Promoción de la imagen del evento.
Envío de información a la prensa.
Evento –
(Ejecución)
Montaje: disposición de los recursos técnicos y humanos en el
lugar donde se llevará a cabo el evento.
Ejecución: fase en la que, estando los participantes del evento
reunidos en el mismo lugar y al mismo tiempo, comparten las
actividades planificadas y demás.
Post -
Evento
Desmontaje del evento: retiro de los materiales y
elementos utilizados en la reunión.
Evaluación de resultados: se realiza un informe final
(evaluación financiera, análisis del alcance de
objetivos). Seguimiento del evento y envío de cartas de
agradecimiento.
Actividad
Por grupos y según la tipología de eventos
asignada realizar la preparación y montaje del
evento, aplicando las fases que conlleva la
planeación de un evento, según la fecha
asignada por la docente.
Respuestas a la pregunta
Contestado por
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porfavor ayudame
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