Hacer u a lista de chequeo para los medí aumentos de control especial
Respuestas a la pregunta
Respuesta:
La lista de chequeo es una de las herramientas mas efectivas para el control de los procesos. Aprenda aquí las bases para controlar cualquier tipo de actividad o proceso.
El objetivo principal de una lista de chequeo de procesos es asegurar el cumplimiento de las actividades de los procesos de manera sistemática y de las características cualitativas y cuantitativas que afectan la calidad del resultado final o salidas del proceso.
Lo cual significa que lo más adecuado es que la lista de chequeo se deba originar en la caracterización del proceso y/o en el respectivo plan de seguimiento y medición. Ver el artículo Cómo documentar un proceso.
No hacerlo así implica que no se esta enfocando en el objetivo del proceso y en el control de las características claves que conllevan a su cumplimiento.
Beneficios de llevar una buena lista de chequeo:
Deja trazabilidad de la actividad realizada para evaluaciones requeridas.
Se concentra en los aspectos críticos del proceso que puedan generar resultados no esperados.
No se apega a la memoria de las personas, generando sistematicidad en la realización de las actividades.
Asegura la secuencia de ejecución de las tareas o actividades.
Procedimiento:
Paso 1: Haga la lista de actividades o tareas a verificar según la secuencia del proceso.
Paso 2: Determine qué atributos (lo cualitativo) y variables (lo cuantitativo) de cada actividad se deben verificar. Indague a las personas que realizan la actividad, cuales son las fallas más frecuentes que se les presentan.
Paso 3: Del paso anterior determine la importancia o impacto de cada atributo y variable en el resultado final. Califique la importancia de 1 a 5.
Paso 4: Solo aplique la supervisión a las variables o atributos con calificación 4 y 5.
Paso 5: Defina la frecuencia de verificación: Mensual, Quincenal, Semanal, Diaria. Y la hora en que se realizará la verificación. La frecuencia de verificación se establece con base en la importancia calificada en cada actividad. Algo muy importante deberá ser más frecuentemente verificado.
Paso 6: Previamente es posible que requiera determinar un tamaño de muestra o número de lotes para aplicar la verificación. Por ejemplo en un ambiente de salud, es necesario verificar la calidad de las historias clínicas de los pacientes; como en un día se pueden diligenciar cientos de historias clínicas, es entonces necesario definir el tamaño de muestra para que sea viable verificar las variables o atributos críticos y tener un resultado estadísticamente válido.
Paso 7: Defina quien realizará la verificación. Si es un proceso largo, trate de distribuir las responsabilidades de verificación entre todas las personas que participan, de tal manera que se enfoquen en unos pocos atributos o variables a controlar. Así es más facil realizar la verificación.
Paso 8: Diseñe el formato de verificación. Dependiendo del volumen de información recopilada se pueden requerir formatos individuales para cada frecuencia de verificación.
Paso 9: Todos las listas de chequeo deben ser controladas como registros del sistema de calidad. La lista de chequeo la puede aplicar quien realice las actividades como una forma de autocontrol, o una persona del mismo nivel de cargo o una persona de un cargo superior que tenga la competencia o conozca bien las actividades.
Tenga en cuenta que las listas de chequeo son registros, evidencias de como se estan realizando las actividades de un proceso. Por eso muchos de los puntos anteriormente expuestos deben ser definidos previa y ampliamente en el plan de seguimiento y medición que es el documento donde se dice cómo se van a hacer las verificaciones de manera sistemática.
Explicación: