En qué situaciones pueden usarse como identificación los documentos administrativos
Respuestas a la pregunta
Los documentos que a continuación se exponen han sido confeccionados con la ayuda de la publicación del libro "Manual de documentos administrativos". Este manual ha sido elaborado por un equipo de funcionarios públicos coordinado por la Subdirección General de Simplificación Administrativa y Programas de Atención al Ciudadano, integrada en la Dirección General de Inspección, Simplificación y Calidad de los Servicios del Ministerio de Administraciones Públicas, como desarrollo de un proyecto de modernización que pretende la elaboración de modelos documentales adaptados a las necesidades específicas de las distintas unidades de la Administración General del Estado y susceptibles de tratamiento informático.
CONCEPTO
La actividad administrativa se distingue por su carácter documental, es decir, por reflejarse en documentos que constituyen el testimonio de la mencionada actividad. Los documentos administrativos son el soporte en el que se materializan los distintos actos de la Administración Pública, la forma externa de dichos actos.
FUNCIONES
Son dos las funciones primordiales que cumplen los documentos administrativos:
1.- Función de constancia. El documento asegura la pervivencia de las actuaciones administrativas al constituirse en su soporte material. Se garantiza así la conservación de los actos y la posibilidad de demostrar su existencia, sus efectos y sus posibles errores o vicios, así como el derecho de los ciudadanos a acceder a los mismos.
2.- Función de comunicación. Los documentos administrativos sirven como medio de comunicación de los actos de la Administración. Dicha comunicación es tanto interna - entre las unidades que componen la organización administrativa - como externa - de la Administración con los ciudadanos y con otras organizaciones.
CARACTERISTICAS
Se pueden apreciar una serie de características que determinan el que un documento pueda ser calificado como documento administrativo.
Producen efectos
No cabe calificar de documento administrativo a aquellos documentos que no están destinados a la producción de efecto alguno como son, por ejemplo, los resúmenes, extractos...Los documentos administrativos siempre producen efectos frente a terceros o en la propia organización administrativa.
Son emitidos por un órgano administrativo
El emisor de un documento administrativo - aquél que lo produce - es siempre uno de los órganos que integran la organización de una Administración Pública
Su emisión es válida
Un documento es válido cuando su emisión cumple con una serie de requisitos formales y sustantivos, exigidos por las normas que regulan la actividad administrativa.
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