Question

en que consiste el sistema de archivo numerico?

Answer 1

 La lectura nos habla básicamente de los cuidados y pasos que debemos tener al momento de foliar y/o organizar el archivo en el campo de la correspondencia y tarjeteros. 
El sistema de archivo numérico es uno de los métodos más recomendables a la hora de archivar los documentos, si los corresponsales son numéricos y es semejante la forma de archivar, en este caso es más difícil mantener el orden numérico, este sistemas se ordena según su número este nuero es asignado por los corresponsales este sistema tiene diferentes usos en las oficinas. 
Es un sistema indirecto, porque para localizar un documento primero hay que consultar un tarjetero y determinar el código o numero asignado para este documento o expediente, para mejorar y aumentar la eficacia del sistema numérico, es necesario establecer patrones numéricos, los cuales facilitarían la localización y identificación del caso o asunto. 
VENTAJAS 
El sistema numérico posee varias ventajas como lo son 
La confidencialidad, rápida identificación de la secuencia, expansión limitada, usos múltiples del tarjetero índice del sistema, las referencias no recargan el archivo principal, números que identifican a los corresponsales, los patrones numéricos facilitan la identificación de datos, el uso de los números reduce el ancho del rotulo, los números son identificados particular. 
Estas son las diferentes ventajas q nos ofrece y posee sobre los demás los sistemas de organización del archivo numérico 

ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO NUMERICO 

Para archivos de correspondencia y tarjetas se utiliza el sistema numérico y es muy utilizado por las diferentes entidades por su alto grado de confidencialidad y fácil expansión. 
Los componentes del sistema numérico se componen por cuatro partes básicas: 
* Al archivo principal 
* El archivo misceláneo alfanumérico 
* El tarjetero índice 
* El registro de números asignados 
El en archivo principal solo se mantiene las carpetas individuales de los corresponsales de los archivos 
El archivo misceláneo alfabético se conservan todos los documentos de los corresponsales pasivos hasta q se conviertan en activos, se transforman o se dispongan de ellos. 
El Tarjetero índice se organiza en el orden alfabético por el nombre de cada corresponsal, este tipo de tarjeta es esencial en el sistema numérico por que los documentos pueden ser solicitados por el nombre de corresponsal. 
El registro se trata de un numero de anotaciones q sirve para mantener la relación de los números asignados y a quien se asignaron, ayuda a evitar que se asignen a más de un corresponsal. 
PASOS 
Los pasos al archivar la correspondencia se utiliza un sistema numérico se dan pasos similares al sistema alfanumérico, pero hay algunos cambios como los vamos a ver a continuación. 
Inspeccionar la correspondencia se revisa para verificar si tiene las marcar que autorizan al archivo 
Acondicionar los documentos se hace índico en el capítulo 8 
Leer, codificar y marcar el documento se lee para saber bajo que nombre o asunto que se debe archivar, se siguen las mismas guías que se discuten en el capítulo 8 para un sistema alfanumérico. 
Calificación alfanumérica la correspondencia se clasifica alfanuméricamente para facilitar la consulta de al tarjetero índice alfabético y saber el número de corresponsal o asunto. 
Codificación numérica en primer lugar se consulta el tarjetero índice para saber el número asignado y si el corresponsal es activo o pasivo. 
Clasificación numérica después de separar los documentos de los corresponsales activos de los documentos de los corresponsales pasivos, se hace una clasificación preliminar de los primeros. 
Archivo de documentos los documentos de los corresponsales activos se colocan en el archivo principal, en las carpetas individuales rotuladas con números 

USOS DE TARJETEROS NUMERICOS 

Para diferentes propósitos, en muchas oficinas se organizan tarjeteros en orden numérico. Por eje algunos tarjeteros se dedican a las cuentas de los clientes separan mercancía y a las cuentas de los clientes q separan mercancía y las de los suplidores. 
Las tarjetas de los clientes que separan mercancía sirve para llevar las anotaciones de los pagos parciales que enfuetan. En un archivo de tarjetas de uso frecuente se utiliza una guía para cada diez tarjetas. La información registrada en estas tarjetas se puede mantener en una base de datos computarizada 

SISTEMA NUMERICO Y DE COLORES PARA LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS 

Los sistemas numéricos son varios los utilizados para organizar los archivos de correspondencia y los de tarjeta. 
Sistema numérico corriente es el sistema numérico más conocido; en los dos dígitos se considera en el mismo orden en q permanece de izquierda a derecha, y se asignan en orden ascendente, ósea, de menor a mayor.