EN CONTABILIDAD Sirve para pedir la mercancía al proveedor de manera exacta y autorizada. ¿Que es?
Respuestas a la pregunta
Respuesta:
En el «papeleo» de una empresa, de un autónomo o de una familia también se incluyen comprobantes y justificantes de pago de todo tipo que se amontonan casi a diario a la espera de una inspección contable o de la entrega, si es requerido, en la declaración de la renta. Estos denominados documentos contables son también conocidos como soportes contables y son la «prueba» documental de un suceso que modifica la situación financiera. Por muy meticuloso que pueda parecer guardar cada uno de los tickets de compra o de los talonarios de facturas, el documento contable es un pilar de la contabilidad.
El término incluye diversos tipos de documentos que sirven para «demostrar» las transacciones en la contabilidad: facturas, recibos y tickets son algunos de los tipos de comprobante más cotidianos, pero esta acepción también incluye a los que acreditan la salida de mercancías o las nóminas. Su función es la de documentar salidas y entradas comerciales y registrar cambios en el inventario, de forma que todas las actividades de una empresa sean fehacientes, transparentes y comprobables. Con esto, el documento contable se erige como uno de los documentos mercantiles más importantes de la facturación de las empresas.
Pero aún hay algo más que hace especial al documento contable: como hoy la contabilidad está casi completamente digitalizada, el comprobante ha quedado como único testimonio de la contabilidad manual, pues se emiten y se archivan, a menudo se sellan y han de ser conservados durante seis años. La pregunta es cómo gestionar esta documentación de forma correcta y eficiente. A continuación desgranamos los aspectos más importantes de los soportes contables.
Gestión y archivo del comprobante como documento contable
Gestión y archivo del comprobante como documento contable
Hablar de gestión de los soportes contables es hacerlo de su emisión, conservación y utilización. La Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria, señala la obligación de emitir facturas a empresarios y profesionales y conservar todos los justificantes que guarden relación con sus obligaciones tributarias, tanto en lo que se refiere al IVA (Ley 37/1992, de 28 de diciembre del Impuesto sobre el Valor Añadido) como al Impuesto sobre la Renta (Ley del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas). En el primer caso se trata de declarar el IVA soportado y repercutido y en el segundo, de acreditar todas las operaciones, deducciones y reducciones que hayan de constar en la declaración anual de la renta.
Toda esta documentación mercantil se debe almacenar para garantizar su integridad y autenticidad, así como el acceso por parte de la administración tributaria. A continuación detallamos las diversas tipologías de documentos contables, su papel acreditativo en las declaraciones de impuestos y la normativa vigente en cuanto a su conservación.
¿Qué elementos debe contener un comprobante?
Los distintos tipos de documento contable ya plantean diferencias considerables. Observemos un ticket de compra de una tienda, una factura por una reparación o un recibo de un pago y encontraremos disimilitudes obvias por el tipo de operación y de objetivos que reflejan. Aun así, hay información esencial que nunca debe omitirse:
Explicación:
Tipos de documentos contables
Como ya se ha indicado, un documento contable es un documento mercantil que acredita una operación que modifica el activo. El tipo de comprobante comercial más habitual es la factura, la cual atestigua la recepción de un pago por una prestación, pero hay muchos más. Cada tipo distinto de soporte contable tiene su razón de ser en una transacción específica y así encontramos aquellos que se emiten entre una empresa y actores externos, los llamados comprobantes externos, y aquellos derivados de eventos internos que tienen lugar en el seno de una sociedad mercantil, es decir, los comprobantes internos.
Entre los comprobantes externos se cuentan todos aquellos que proceden del exterior de una empresa, por ejemplo:
Facturas de pagos y cobros
Extractos bancarios
Notas de envío y cartas comerciales
Comprobantes postales
Tickets de restauración
Declaraciones de impuestos
Recibos
En cambio, los comprobantes internos se emiten dentro de la misma empresa. Entre estos, por ejemplo:
Listas de salarios y sueldos
Comprobantes de salida de mercancías
Copias de facturas de pagos
Copias de recibos, cartas comerciales, cheques, etc.
Justificantes de devoluciones o cambios
Recibos de caja o comprobantes de ingreso
Comprobantes de depósitos y retiros de cuentas de ahorro