Definir e identificar las funciones que debe cumplir un archivo
Respuestas a la pregunta
Respuesta:
Archivos activos: Aquellos donde los documentos son consultados frecuentemente o que la documentación, ya sea por su valor administrativo, legal, operativo o fiscal no pierde vigencia. Por lo general la fecha de emisión de los registros no es superior a los cinco años y es consultada más de una vez al mes.
Archivo semiactivo: Se conservan los documentos que han sido retirados del archivo activo finalizado el año fiscal. Su finalidad es suministrar información para comprobar operaciones realizadas.
Archivo inactivo: Se conservan los documentos de consulta poco frecuente, que tienen utilidad temporal de acuerdo a su valor. Se almacenan allí hasta la destrucción de los mismos una vez que ya han cumplido su función.
FUNCIONES DEL ARCHIVO
- Reunir ordenadamente todos los documentos que circulan en la empresa
- Asegurar la perfecta conservación de los mismos así como la máxima rapidez posible a la hora de localizarlos
- Cumplir con las disposiciones legales.