cuales documentos se pueden desechar pronto y cualds no?
Respuestas a la pregunta
Respuesta:
Bueno, algunos documentos que ya te sabes de memoria y que no te sirven más, esos puedes desecharlos. Pero los que son importantes, como los de tu trabajo o estudio, esos no :v
un registro de documentos importantes puede ahorrarle horas de búsqueda ansiosa de cosas perdidas.
Es importante guardar cuidadosamente documentos valiosos que serían difíciles de reemplazar o que tardaría mucho tiempo para hacerlo. Lo ideal es conservar estos documentos difíciles de reemplazar en una caja de seguridad o en una caja fuerte del hogar a prueba de incendios, agua y robos.
Los registros almacenados en medios electrónicos deben ser intelegibles, se deben poder leer y deben estar accesibles durante el período de limitación requerido. Se recomienda respaldar los archivos electrónicos en caso de que la computadora funcione mal.
Sin importar donde viva, siempre hay riesgos de incendios, inundaciones y otros desastres, y tanto su hogar como sus documentos importantes pueden quedar completamente destruidos. Tenga a mano una mochila, un bolsón, una caja o un cubo de emergencia listo para llevar, o un dispositivo de almacenamiento electrónico (unidad USB) para su uso inminente.
Los documentos importantes prueban la ocurrencia de ciertos eventos y se utilizan para documentar transacciones financieras. Es posible que los necesite en varias ocasiones de su vida. Por ejemplo, un certificado de nacimiento se utiliza para comprobar la edad al momento de iniciar la escuela, para obtener una licencia de conducir o para solicitar los beneficios del seguro social. También lo necesitan los parientes para obtener un certificado de defunción. Los registros financieros son la clave para su situación financiera, son esenciales para ayudarlo a ahorrar dinero en los impuestos a las ganancias y proporcionan un indicio de su progreso financiero durante la vida.
Un plan sistemático para llevar un registro de documentos importantes puede ahorrarle horas de búsqueda ansiosa de objetos perdidos. También puede ayudarle a reducir la cantidad de documentos sin importancia que abarrotan su hogar.
Los documentos valiosos pueden clasificarse en dos tipos: aquellos que se necesitan para uso diario y aquellos que se necesitan ocasionalmente. Entre los ejemplos de los documentos valiosos que se usan con frecuencia se incluyen la licencia de conducir, las tarjetas de crédito, la tarjeta del seguro médico, los registros de las cuentas bancarias, el documento de identidad y la documentación especial de salud, como la que indica alergias, condiciones de incapacidad y tipo de sangre. Entre los ejemplos de los documentos que se usan ocasionalmente se incluyen los certificados de nacimiento, casamiento y defunción; las escrituras; los arrendamientos; los contratos; las pólizas de seguro; los documentos militares; las sentencias de divorcio; los registros de seguro social; y los testamentos.
Es importante guardar cuidadosamente documentos valiosos que serían difíciles de reemplazar o que tardaría mucho tiempo para hacerlo. Entre ellos se incluyen documentos como los certificados originales de nacimiento y de matrimonio y los títulos de propiedad. Lo ideal es guardar estos documentos difíciles de reemplazar en una caja de seguridad o en una caja fuerte del hogar a prueba de incendios, agua y robos. Otros registros importantes pueden archivarse en el hogar o llevarse en la cartera o bolsa. Estos registros y documentos son necesarios para fines de identificación o para tratamientos médicos de emergencia.
Las personas suelen tener una combinación de registros en formato digital y en papel. Para guardar registros digitales, se almacenan imágenes electrónicas en un sistema de almacenamiento electrónico, como el disco duro de una computadora o un disco portátil. Según el Servicio de Impuestos Internos (Internal Revenue Service, IRS) (Ver publicación n.º 552 del IRS, ‘Mantenimiento de registros para individuos’) todos los requisitos que se aplican para los registros impresos también se aplican para los sistemas de almacenamiento electrónico que mantienen libros y registros de impuestos. Los registros almacenados en medios electrónicos deben ser intelegibles, se deben poder leer y deben estar accesibles durante el período de limitación requerido (ver Tabla 1). Se recomienda respaldar de los archivos electrónicos en caso de que la computadora funcione mal.
Independientemente de cómo se almacenen los registros, es importante archivar y revisar los documentos de manera periódica. Tomar la decisión de cuándo deshacerse de archivos viejos suele ser difícil. En la Tabla 1, se incluyen los registros y documentos importantes que comúnmente se necesitan y se explica por qué son importantes. La tabla también proporciona pautas sobre cuánto tiempo se deben conservar estos registros.