Cuál es la estructura de una carta formal y qué orden debe llevar?
Respuestas a la pregunta
Respuesta: Cartas formales
Partes de una carta formal
Las cartas formales, a diferencia de las informales, utilizan una estructura concreta y diferenciada que deben aplicarse para mantener un orden lógico en la redacción del texto, lo cual facilitará la lectura del receptor. Además, se recomienda realizar un planteamiento o borrador previo que te ayude a plasmar la información y los datos que deseas presentar en un orden claro. Recuerda que la carta formal necesita una mayor calidad en la escritura, así como seguir unas normas de corrección y ortografía adecuadas y basarse en el orden, la sencillez, la claridad y, sobre todo, la cortesía.
Membrete
El membrete es una parte diferencial de la carta formal de carácter privado. Sirve para incluir los datos del remitente en primer lugar, de modo que el destinatario sepa de antemano quién escribe. Estos datos deben situarse en la parte superior izquierda y deben incluir, como mínimo, el nombre de empresa o persona, la dirección, el teléfono y el correo electrónico.
Destinatario
En muchas ocasiones, sobre todo en el ámbito empresarial, es importante añadir los datos del destinatario a fin de que la carta llegue a la persona correcta. Para ello se recomienda seguir el estilo francés, en el cual se pondrá el nombre de la persona a la que se dirige la carta, su cargo e incluso la empresa seguida de la dirección a la que se dirige dicha carta.
Fecha
Debe ubicarse en la parte superior de la carta, al lado derecho, justo por debajo del destinatario. La fórmula habitual es empezar con el nombre de la ciudad o población desde la que se escribe la carta, seguida del día, el mes y el año.
Encabezamiento
Para aplicar cortesía, respeto y un tratamiento adecuado, es importante que aparezca el encabezamiento en la carta, es decir, la parte con la que se dará inicio al texto. Los más comunes son utilizar "Estimado o Estimada", "Distinguido Señor…" o "Excelentísimo", que puede abreviarse "Excmo". Cualquier rango de tratamiento puede incluir distintas fórmulas protocolarias de cortesía, pero la norma principal es ser respetuoso, educado y cordial a la hora de dirigirte al destinatario.
Introducción
Mediante la introducción pondrás en contexto al destinatario y le predispondrás a recibir la información de manera agradable y suave, sobre todo si se trata de noticias negativas. Por otro lado, la introducción te servirá para establecer un vínculo con la persona a la que escribes por primera vez. Para ello puedes utilizar fórmulas como "No tengo el gusto de conocerle en persona, pero le escribo para…". En caso de que exista ya cierta cordialidad entre emisor y receptor, puede excluirse la introducción y pasar directamente al cuerpo del texto.
Cuerpo del mensaje
En esta parte central del texto debe aparecer el asunto central de la carta, ya sea una solicitud, una información, un agradecimiento, etc. La parte del cuerpo es la más extensa de la carta y es en ella donde deben aparecer todos los datos relevantes. Se recomienda acabar el texto con un resumen global de la carta, antes de realizar el cierre o despedida.
Despedida o cierre
Se trata de la fórmula en la que el emisor, utilizando una mayor cortesía, manifiesta los buenos deseos al lector de manera cordial. Generalmente el cierre se redacta en tercera persona, utilizando expresiones como "Le saluda atentamente", "Se despide", "Un cordial saludo" o simplemente un "Atentamente". Como siempre, en este tipo de apartados se aconseja brevedad en la expresión.
Firma
En la parte final de la carta debemos incluir tanto el nombre completo como la rubrica o firma del emisor. Además, si la carta es de ámbito laboral, profesional, académico, institucional o administrativo, también puede incluirse el cargo de la persona que emite la carta. La firma irá precedida de la abreviatura "Fdo." (firmado) y dos puntos.
Explicación: