¿Cómo se combina la técnica?
Respuestas a la pregunta
Respuesta:
¿Cómo gestionamos las prioridades del ToDo en Kanban? ¿Le ponemos límites a esas prioridades? ¿Alcanza con limitar el trabajo en curso? ¿Cuánto delegamos? ¿Es posible tener una métrica de delegación? Éstas son algunas de las preguntas que espero poder resolver con esta técnica.
A mediados del año pasado empecé a dar talleres de gestión del tiempo. En estos talleres presento algunas técnicas útiles y casi siempre los participantes se identifican o sienten cómodos con alguna de todas. En particular, una de ellas suele tener gran adhesión. Quizás, porque esencialmente utiliza dos criterios ampliamente conocidos por todos (Importante-Urgente); o porque en principio, es súper simple de comprender la idea; o porque nos permite tener un tablero súper vistoso con poquísimo esfuerzo; o tal vez simplemente porque la “creó” un presidente con nombre rimbombante y entonces todos se quedan “ohhh, claro, claro.. tiene todo el sentido. ¿Así que la uso para gestionar el tiempo en su rol de Comandante de los Aliados en el Frente Occidental en la Segunda Guerra Mundial? ¡Qué increíble!”. Como sea, la matriz de Don Dwight David Eisenhower (Eisen para los amigos) gana adeptos rápidamente.
Haciendo una simplificación tremenda, esto es lo que dice Eisenhower: “Cualquier tarea puede ser calificada como urgente o no urgente, como importante o no importante. No hay intermedios. La tarea o es urgente o no lo es, o es importante o no lo es.”
Como ven, la teoría es súper simple. Cualquier tarea puede ser clasificada en alguno de estos cuatro cuadrantes. Lo que más me gusta de la matriz del amigo Eisen, es que por más Urgente que algo parezca ser (y quizás lo sea), igual hay que ponderarlo según su nivel de Importancia. En general, caemos en el error de atender todo lo que de alguna u otra manera se presenta como urgente. No nos detenemos brevemente a evaluar su nivel de importancia, o si lo hacemos, rara vez lo hacemos con perspectiva. Pocas cosas son urgentes o importantes per se. Si bien cierto nivel de importancia o urgencia intrínseca siempre hay, más pesa su ponderación en relación a otras tareas que también necesiten ser atendidas.
Sin entrar en detalles sobre cómo lo logramos, imaginemos que tenemos las tareas (todas) clasificadas según este criterio de importante-urgente. Para cada cuadrante, la estrategia es:
No Importante/No Urgente (NI/NU): No se hace. Ok, lo anoto, por si acaso no tengo absolutamente nada más para hacer, pero por lo pronto hagamos de cuenta que lo descarté de plano y que no va a suceder mientras siga en ese cuadrante.
No Importante/Urgente (NI/U): Esto se delega, todo. No es importante y aunque de alguna manera se volvió urgente (al menos para alguien), desde mi perspectiva no necesito saber cómo se resolvió. Sólo necesito que se resuelva, de la manera que sea. Y quién sabe, probablemente hasta salga mucho mejor de lo que hubiese podido hacer yo! ;-)
Importante/No Urgente(I/NU): Agendar y planificar. Estamos bien, tengo la tarea en el radar, sé que la tengo que hacer, que es importante, pero por ahora no es urgente, con lo cual podemos planificarla y hacerla tranquilamente.
Importe/Urgente(I/U): “Maldición, maldición, maldición.. ¿¡¡Cómo no vimos venir esto!!?”. Una vez hechas todas las descargas del caso que probablemente sean tema a tratar en alguna retrospectiva, hay que hacerla, ¡ya! Es urgente y además, es importante. ¡Manos a la obra!.
Tal como se presenta en la figura 1, el concepto es potente, aunque puede que aún sea un tanto general y “permita” volver a caer en el error de valorar TODO como urgente y toooodo como importante. El problema que posiblemente tengamos, es que el cuadrante I/U (y el I/NU, y el NI/U) es muy grande y uno puede poner muchas tareas ahí. Me gusta medir la capacidad de un cuadrante, en cantidad de post-its que entran uno al lado (o abajo) del otro, sin taparse unos a otros. Para mi, una versión “tuneada” de esta matriz -y mucho más efectiva- es:
Figura 2: Eisenhower tuneado
Como verán, en este ejemplo no entran más de 2 tareas en el cuadrante I/U. Los demás cuadrantes, también tienen algún tipo de límite. Lo interesante aquí es que si ahora llega una tarea nueva que aparentemente también es de importancia y urgencia alta, sencillamente no entra. Habrá que evaluar bien si colocarla en otro cuadrante (o bien no es tan importante o no es tan urgente en relación a las que ya están ahí) o si alguna de las dos que están ahí cambiaron de nivel de urgencia o importancia ahora que apareció esta nueva tarea.
Algo, a mi juicio, importantísimo a tener en cuenta es que no necesariamente debe haber tareas en los cuadrantes NI/U e I/U. De hecho, ojalá ninguna tarea fuera urgente.
Explicación: