Comercializadora Castrellón vende una variedad de impresoras para computadoras personales. En
el mes de abril 2021, Ernesto Díaz, el gerente de compras de la empresa descubrió un punto débil
en el control interno y lo utilizó para tomar unas impresoras. Díaz elaboró una orden de compra
por 20 impresoras a uno de los proveedores regulares de la empresa e incluyó una nota escrita
solicitando que las impresoras fueran enviadas al número 30-34 de la calle 8ª, lugar de su
residencia.
El proveedor envió las impresoras a esa dirección y una factura de venta a Comercializadora
Castrellón. Cuando llegó la factura, un empleado de Contabilidad cuidadosamente cumplió con la
política de la empresa y comparó la factura con una copia de la orden de compra. Después de
observar la concordancia entre los dos documentos respecto a cantidades, precios y modelos, el
empleado registró la transacción comercial en los libros de Contabilidad y autorizó el pago de la
factura.¿Cuál es el punto débil en el control interno descubierto por el gerente de compras que le permitió cometer el delito de tomar las impresoras? ¿Qué cambios recomendaría en la documentación interna de la empresa y en los procedimientos de aprobación de facturas para prevenir problemas futuros?
Respuestas a la pregunta
La falla de control interno se presenta en el proceso de pago que se lleva a cabo en el departamento de contabilidad, porque el responsable de autorizar el pago tiene que recibir del almacén un documento de recepción de mercancía para que respalde que efectivamente el bien o servicio fue recibido en la compañía.
Recomendaciones:
- Elaborar un manual de procedimientos y control interno para los procesos de compras, de recepción de mercancías y ordenes de pago
- Establecer niveles de aprobación para estos tres procesos
- Incluir el formato ''Recepción de mercancía'' como documentación soporte para autorizar un pago.
¿Qué es un manual de procedimientos?
El manual de procedimientos es una herramienta de organización que permite estandarizar los procesos que se desarrollan en una organización y cuyo objetivo es que las funciones se realicen independientemente de las personas que formen parte de ellas.
Con los manuales de procedimientos y lineamientos de control interno se busca prevenir riesgos, irregularidades y actos de corrupción.
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