comentanos en qué momento y para que te servirá conocer Cómo se escribe un acta
Respuestas a la pregunta
Respuesta:
Las escriben aquellos que trabajan en una oficina para que los empleados y la dirección que las utilicen activamente como herramienta de trabajo.
Una manera simple de garantizarlo es fijar que en cada reunión alguien lea las actas de la reunión anterior para recordar el contenido.
Por lo tanto, si en una sesión de seguimiento se desea tratar un tema en particular es muy útil refrescar la memoria a través de un acta.
Para las resoluciones y solicitudes oficiales se utiliza el estilo directo, y todas las demás declaraciones se anotan en estilo indirecto. Por lo general, se debe redactar un acta en tiempo presente aunque en algunos casos también puede elegirse el pasado; sea cual sea la forma elegida deberás atenerte a ella durante todo el documento.
Estructura de un acta
Una estructura clara aumentará la legibilidad del acta y, además, si utilizas un formato uniforme en todos los casos, los participantes se acostumbrarán a una estructura fija y se familiarizarán rápidamente con ella. Por lo tanto, puede ser útil crear un modelo de acta de reunión. La siguiente información debe constar en cada acta:
Encabezado: en el encabezado se incluirán el lugar, la fecha y los nombres de las partes involucradas. El tema de la reunión hará de encabezamiento.
Cuerpo principal: aquí se puede dejar constancia de los temas tratados. En un acta de reunión, cada tema se asigna a un párrafo. En esta sección se resumen los argumentos y debates llevados a cabo sobre cada uno de los temas que se han discutido. Los argumentos en contra de ciertas declaraciones también deben incluirse en el cuerpo principal, especialmente si plantean preguntas que podrían ser importantes para las sesiones de seguimiento.
Conclusión: al final se resumen de nuevo los resultados y las decisiones adoptadas durante la reunión. Si se han distribuido las tareas, se hará constar el nombre de los responsables de cada una de ellas. Aquí también habrá sitio para hacer mención sobre lo que ocurrirá en el futuro, puedes especificar cuál será el programa de la siguiente reunión y registrar los planes de entrega si estos se han realizado. Estas notas ayudarán durante la siguiente sesión a documentar los progresos relevantes que se vayan produciendo. Al final, las actas contarán con un espacio para la forma de la persona encargada de llevarla a cabo y/o del presidente de la reunión.
Anexo: los documentos adjuntos incluirán folletos de conferencias, diapositivas de presentaciones o documentos con hechos y cifras sobre el tema que proporcionen información gráfica en las actas.
Asimismo, ten en cuenta que este documento no debe redactarse en primera persona.