clasifica un cuadro los diferentes tipos de documentos administrativos de una empresa
Respuestas a la pregunta
Respuesta:
El primer nivel corresponde a las categorías
Los documentos de gestión de actividades administrativas, comunes a cualquier organismo. En esta categoría se encuentran los documentos relacionados con la administración general y organización, la gestión de la información y de las comunicaciones, la representación y relaciones públicas, la gestión de los recursos humanos, la gestión de los recursos económicos, la gestión de los bienes muebles, la gestión de los bienes inmuebles, y la normativa y asuntos jurídicos.
Los documentos de gestión de actividades específicas, que corresponden a las funciones precisas que tiene encomendadas la Universidad de Málaga, como centro de enseñanza superior.
En esta categoría se incluyen los documentos relacionados con la gestión de los recursos académicos, la organización de la docencia, la organización de la investigación, y la gestión de los servicios ofrecidos a la comunidad universitaria.
Cada categoría se subdivide en clases (segundo nivel), que corresponden a las funciones que desempeña la Universidad. En nuestro caso son las doce siguientes
DOCUMENTOS DE GESTIÓN DE ACTIVIDADES ADMINISTRATIVAS A.100. Administración general y organización.
B.100. Gestión de la información y comunicaciones.
C.100. Representación y relaciones públicas.
D.100. Gestión de recursos humanos.
F.100. Gestión de recursos económicos.
G.100. Gestión de bienes muebles
H.100. Gestión de bienes inmuebles.
I.100. Normativa y asuntos jurídicos.
DOCUMENTOS DE GESTIÓN DE ACTIVIDADES ESPECÍFICAS J.100. Gestión de recursos académicos.
K.100. Organización de la docencia.
L.100. Organización de la investigación.
M.100. Gestión de los servicios ofrecidos a la comunidad universitaria
Cada clase se divide en subclases (tercer nivel), y divisiones (cuarto nivel) que se corresponden con actividades precisas.
Se trata de una estructura propuesta desde Archivo (tomamos a su vez como punto de referencia el cuadro de clasificación base, propuesto por Michel Roberge “La gestión de la información administrativa”) si algún servicio o unidad entiende que faltan divisiones, subdivisiones, etc…, que sirvan para definir más exhaustivamente su documentación, se pueden añadir o modificar, se trata de una herramienta flexible, cualquier variación o aportación al cuadro, se comunicará al Archivo antes de aplicarla.
CÓMO SE CLASIFICA?
Para clasificar un documento, hay que comenzar por delimitar a cual de estas 12 clases pertenece el documento en cuestión, y después, buscar la subclase que responda a la actividad a la que hace referencia el documento, a fin de encontrar la división más exacta posible.
Así cada una de estas clases se divide, a su vez, en subclases, divisiones y subdivisiones correspondientes
Este sistema se aplica a cualquier tipo de soporte documental.
Por ejemplo: la clasificación del catálogo de puestos de trabajo, seguiría el siguiente proceso:
A.100. ADMINISTRACIÓN GENERAL Y ORGANIZACIÓN
A.114 ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA
A.118 Estructura orgánica
A.120 Catálogo de puestos de trabajo
Este proceso se basa en el siguiente razonamiento, a partir de la estructura del cuadro de clasificación:
.- a que clase pertenece el documento Catálogo de los puestos de trabajo?
A.100. ADMINISTRACIÓN GENERAL Y ORGANIZACIÓN
.- los documentos de esta clase se dividen a su vez en subclases:
A.101 DOCUMENTOS CONSTITUTIVOS
A.102 ORGANOS DE GOBIERNO
A.114 ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA
A.136 MÉTODOS ADMINISTRATIVOS
A.137 GESTIÓN DE LA CALIDAD
.- a cual de estas subclases pertenece el documento?
A.114 ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA
.- este nivel, a su vez tiene más divisiones, a cual pertenece?
A.118 Estructura orgánica
.- y dentro de este nivel, hay otros que hacen referencia a documentos más concretos, a cual pertenece?
A.120 Catálogo de puestos de trabajo
Para definir más el contenido de algunos expedientes, se pueden aplicar subdivisiones a ciertos niveles del cuadro. Estas subdivisiones pueden ser:
Las subdivisiones son los niveles complementarios de clasificación. Son complementarios a las entradas del Cuadro de clasificación, pero no las sustituyen.
ESPERO QUE TE SIRVA <3