5.Cuáles son los documentos que se diligencian de manera permanente en las empresas?
Respuestas a la pregunta
Respuesta:
Se considera que los documentos son de vital importancia para el desarrollo de la entidad y
proporcionan la información adecuada para apoyar la eficiencia de la administración en la toma de
decisiones, la rendición de cuentas, etc., los documentos pueden ser usados como testimonios
confiables y precisos de las decisiones y las acciones que se han documentado, además, son
considerados como los principios del control de las necesidades fundamentales de un sistema de
gestión de calidad. De la estandarización de los procesos, la unificación de los conceptos a nivel
institucional y la trazabilidad de la gestión depende en gran medida el adecuado desarrollo de las
políticas de gestión documental.
Con base en lo anterior, se debe elaborar e implementar un Programa de Gestión Documental,
fundamentado en los principios y procesos archivísticos, así como en las prácticas operativas, que
se puedan optimizar y organizar con el apoyo de soluciones informáticas, las cuales permitirán
reducir problemas y facilitar el desempeño de las actividades propias de cada dependencia o área,
resaltando la importancia de los documentos y archivos como lenguaje natural de la administración
pública, encaminando al archivo para que sea un verdadero centro de información.
El hecho de organizar los documentos de manera consistente, precisa y uniforme durante todo su
ciclo de vida, desde su creación hasta su eliminación o conservación definitiva, se convierte así, en
un factor clave para la optimización de los procesos y el desarrollo de las actividades de
autoevaluación que conducen a la mejora continua.
El Programa de Gestión Documental, es un instrumento que ofrece, un conocimiento detallado
sobre las técnicas organizativas, y normas que se deben aplicar para gestionar los documentos,
con un enfoque claro y sencillo; además, permite estandarizar el proceso de Gestión Documental,
de manera que las actividades técnicas o procedimientos aplicados desde la planeación, hasta la
preservación de los documentos, siempre se desarrolle de la misma manera.
El documento se estructuró teniendo en cuenta el concepto de Archivo Total definido por la Ley
594 en el Artículo 22 y el Decreto 2609 del 2012.
Explicación:
Respuesta:
En los últimos veinte años, las empresas de todo el mundo, en mayor o
menor medida, públicas o privadas, se han visto afectadas, entre otras cosas,
por dos cuestiones fundamentales: la acelerada evolución tecnológica y el
aumento de la competencia, en parte como respuesta a la primera cuestión. La
gestión de sus documentos ha pasado de ser algo invisible, a revestir una
importancia estratégica en la toma de decisiones y en los procesos
Explicación: espero te sirva y me des coronita