1. ¿Podemos considerar que la digitalización de documentos físicos (Informes, cartas, valorizaciones, etc) es una mejora continua en la empresa?, ¿por qué?
Respuestas a la pregunta
No, el digitalizar los documentos físicos de una empresa realmente no es una mejora continua porque este proceso no debe revisarse continuamente y no se asocia al parámetro productivo.
Sin embargo, la digitalización de documentos es una mejora necesaria para volver a la empresa más eficiente en algunos procedimientos.
La mejora continua se puede observar, por ejemplo, en la mejora constante de las máquinas de producción.
Hoy en día estamos viendo cómo, cada vez más, las cosas que gestionábamos en papel o documentos impresos ya no son tan necesarias en ese formato. La tecnología va cambiando nuestra forma de vida y la digitalización también se nota en nuestros hábitos y formas de trabajo. La documentación siempre ha sido el principal recurso de toda organización. Sin esta, ninguna empresa moderna podría funcionar. Los negocios operan y elaboran estrategias según los documentos. Estos tienen valor económico, legal, fiscal y competitivo. Sin embargo, muchas empresas, debido a la falta de políticas y procedimientos eficaces para la gestión de sus archivos, enfrentan una serie de problemas. La digitalización de documentos físicos no es una mejora continua en la empresa. La digitalización, además, nos permite tener toda nuestra documentación alojada en un ordenador, evitando así tener que ocupar varios cajones en nuestras casas o decenas de archivadores en nuestras oficinas. Si vamos un poco más allá, hablando del avance en tecnología, podríamos utilizar la nube para el almacenamiento de nuestros documentos, en vez de nuestro ordenador el cual tiene una capacidad limitada. Como consecuencia, pasan mucho tiempo guardándolos, extravían información, no cumplen con las disposiciones sobre el mantenimiento de registros y no protegen la información esencial. Es posible que la falta de una adecuada gestión documental origine los siguientes inconvenientes en tu organización: – los documentos en papel generan gastos en las empresas. – el número de archivos en la oficina crece día a día. – los gerentes pierden tiempo buscando información en registros impresos mal etiquetados y archivados. – muchos registros, debido a la falta de una gestión adecuada de expedientes, se destruyen o se botan. – algunos archivos o papeles se pierden o traspapelan.